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會議策劃

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會議策劃

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詳情介紹:

  會議流程
  一、溝通準(zhǔn)備:
  就主辦單位的總體構(gòu)思和細節(jié)要求進行認真溝通,全方位考慮,按時做出2種以上合適的方案供選擇。
  二、會議策劃:
  根據(jù)主辦單位的會議要求,提供會議所選酒店情況、用餐地點、會場布置、交通工具、會務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察線路等詳細描述。并對方案進一步溝通,進行可行性分析,力求達到主辦單位的預(yù)期效果。
  三、實地考察:
  根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進行實地考察,對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項等進行考察商榷,對方案中的不完善部分進行補充和調(diào)整,確認彼此的分工。
  四、合作確認:
  雙方對方案和流程彼此都無疑義,按照約定簽訂合作協(xié)議,以書面的形式確認雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。
  五、協(xié)議執(zhí)行:
  協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí)行,保證會議各項工作的順利進行。在協(xié)議簽訂后,如果主辦單位需要增加協(xié)議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補充,需要再補簽協(xié)議,補簽協(xié)議是對原協(xié)議的擴展,都是有效協(xié)議,補充協(xié)議也是有效的結(jié)算憑據(jù)。
  六、會議結(jié)算:
  會議結(jié)束后,承辦方財務(wù)將會議的相關(guān)單據(jù)分類、自審,做出明細賬目交主辦單位的負責(zé)人及財務(wù)審核確認,按照協(xié)議約定結(jié)清款項。

  會議預(yù)算
  會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言,會議預(yù)算包括以下幾個方面:
  1、交通費用
  交通費用可以細分為:
  (1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
  (2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用,包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。
  (3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
  2、會議室/廳費用
  具體可細分為:
  (1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施,譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。
  (2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通??上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢,以便獲得適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
  (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。
  (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì),如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
  對于這些單項服務(wù)支持,主辦方應(yīng)盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。
  3、住宿費用
  住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
  正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外,還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。
  4、餐飲費用
  會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復(fù)雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
  (1)、早餐
  早餐通常是自助餐,當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備,所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用)
  (2)、中餐及午餐
  中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式,按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。
  (3)、酒水及服務(wù)費
  通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。
  (4)、會場茶歇
  此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的,預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用,如果主辦方需要非程序服務(wù),可能需要而外的預(yù)算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
  (5)、聯(lián)誼酒會/舞會
  事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜,宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模,預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持,其預(yù)算可能需要比較長的時間確認。
  5、視聽設(shè)備
  除非在室外進行,否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行,視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜,包括:
  設(shè)備本身的租賃費用,通常按天計算
  設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用,可讓會展服務(wù)商代理
  音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
  c、演員及節(jié)目
  通??梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出,那預(yù)算就很簡單,與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。
  d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒
  6、雜費
  雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃,通常可以在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。
  那么,展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢?
  展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方,也有不同的地方——
  相同的地方:住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。
  不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。
  展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃:展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。
  如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。